Gestionar tu vida con Notion y la metodología GTD
Desde que tengo uso de razón me he considerado una persona más o menos organizada, que suele acordarse de las reuniones y fechas importantes, que puede llevar a cabo proyectos de medio y largo plazo sin muchos problemas y que puede gestionarse medio bien. Pero no siempre todo sale tan fácil como nos gustaría, no siempre cumplimos los plazos y no siempre tenemos todo bajo control.
En los últimos 15 años, tanto trabajando por cuenta ajena, como en Sozpic como CEO y CTO, tuve la necesidad de organizar (no siempre lo hice bien, por supuesto…)
Hubo un punto de inflexión durante los meses de marzo y abril de 2020, cuando acabamos todos encerrados en casa. Creo que no fui solo yo, que hubo más gente afectada por esto, pero me vi en la necesidad de poner orden en la forma de gestionar todo en la empresa y por extensión en mi vida.
Un sistema
Entonces entendí que lo más importante para poder organizarse bien es tener un buen sistema, un sistema robusto, que se adapte bien a ti y que pueda albergar todas tus necesidades de gestión y organización. Ahí descubrí el sistema GTD (Getting Things Done) de David Allen.
El sistema GTD tiene como objetivo liberar tu mente de tareas recurrentes que se pasean en bucle hasta que las haces, para eso se basa en 5 principios:
- Recopilar: Todo lo que te pase por la cabeza en algún momento lo lanzas al sistema
- Procesar: Decides qué es lo que has ido recopilado (una tarea, un proyecto, una llamada, un recordatorio…)
- Organizar: Pones cada cosa en su sitio (le pones fecha si es necesario, añades información relevante, lo contextualizas, lo añades a un proyecto existente…)
- Revisar: Repasas cada cierto tiempo que todo esté en orden, haces ajustes necesarios en el sistema.
- Hacer: Te pones a trabajar, con todo bien organizado y cada cosa en su sitio.
Y define el proceso que debes seguir para que todo este engranaje funcione bien:
Vale, ahora tengo que poner todo esto en algún sitio
David Allen cuando explica la metodología insiste en que no depende de ninguna herramienta, es decir, podría hacerse con papel y bolígrafo. Pero estamos en el siglo XXI y ya nadie usa papel y bolígrafo…
La primera herramienta que usé para llevar todo mi sistema GTD fue Todoist, me permitía organizar bien todo el sistema mediante proyectos, etiquetas, tareas, subtareas… pero siempre he echado en falta una parte importante de documentación y recursos relativos a los proyectos y tareas de GTD, que siempre tenía que irme a otra herramienta distinta a Todoist (Google Drive, iCloud, etc…)
Notion
Notion como herramienta me permite, además de poder llevar al día mi sistema GTD (tareas, proyectos, contextos, revisiones, etc…) tener también ahí toda la documentación necesaria, archivos de referencia…
Si por ejemplo una tarea es escribir un artículo para el blog sobre GTD, que ese artículo pueda ser un documento dentro de Notion enlazado con la tarea y que queda archivado en el sistema para revisarlo en el futuro.
O por ejemplo, si una tarea consiste en preparar un documento de requisitos para un proyecto, este documento puede estar creado en Notion, enlazado con la tarea o con el proyecto, modificarlo cuando quiera, exportarlo para enviarlo por email, imprimirlo… y todo sin salir de la herramienta con la que gestiono el sistema.
Para implementar el sistema en Notion me he ayudado de una serie de vídeos de Rubén Loan (Serie de GTD y Notion) que me sirvieron para perder el miedo inicial a la herramienta (cómo empezar, cómo se crean secciones, bases de datos…)
En otro artículo (este se está alargando más de la cuenta) explicaré con más detalle todo ese proceso, por si a alguien más le puede servir.